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各类公文的写作要求
发布时间:2011-11-27     信息来源:       作者:      
各类公文的写作要求
 
 
决定的写作要求
 
决定是行政机关普遍使用的一种下行文,它带有稳定性和约束性的特点,一般可分为知照决定和指挥性决定两大类型。
 
一、标题要完整、规范
决定的标题,一般应写明发文机关、事由、文种,而且要规范、准确,特别是事由要准确概括出来。下面几个标题写得不规范:如《关于召开中共××省全体会议的决定》,“中共××省”应是“中国共产党××省委”或“中国共产党××省委员会”。又如,《关于召开中共××省第×次党代会的决定》。乍看没问题,其实是不规范的,“中共”即“中国共产党”的简称,后面又来个“党代会”就重复了,规范的应是《关于召开中国共产党××省第×次代表大会的决定》或《关于召开中共××省第×次代表大会的决定》。作为党的代表大会,一般不用简称,要全称,以示庄重,党的委员会全体会议名称则常用简称。又如《××省人民政府关于教育工作的决定》,这个标题事由写得不够明确,太简单,表意不清,应该写成《××省人民政府关于加强教育工作的决定》。
 
二、时间标注要准确
决定的时间标注要注意两个问题:一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准,不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方,可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾,因为决定一般不写抬头和落款。
 
三、原由要准确、合理
决定的原由是事项的依据、理由。写作时要注意交代清楚,简明扼要,有理有据,令人信服。泛泛而谈,根据不足,说理不清的原由没有说服力,不可取。
 
四、事项要明确、清楚
一般来说,内容比较复杂的决定,事项要一条一条地表述,把主要的、重要的放在前面,次要的放在后面。结构要合理,层次要分明,内容要合乎逻辑。
 
 
(2)各类公文的写作要求(决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要)
 
通告的写作要求
 
通告是机关单位广泛使用的告晓性公文。
 
一、标题
通告的标题一般有三种写法,一是写明发文机关、事由、文种,如《工商总局、海关总署关于打击走私、投机倒卖进出口物件的通告》。二是省略了事由,只写明发文机关和文种,如《中华人民共和国财政部通告》。三是省略了发文机关、事由两项,只写《通告》。一般来说,高级机关发布比较重要事项的通告,标题都应用前两种;事项比较具体,不那么重要的,一般可用第三种。总之,用哪种标题,要根据内容来定。
 
二、正文
通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。
原由是发布通告的原因、根据、目的,回答为什么发此通告。
事项,即通告的具体内容。内容比较简单、单一的,可不分条来写;如果内容比较多,则应分列一条一条地写。
结尾,也叫结语,一般写“特此通告”之类的话,以示强调,提起注意。有些通告干脆不用结语,干净利落。
通告是对公众的,一般不用写抬头,标题已有发文机关,并在标题下方署上了日期,则可不用落款,如果标题没有发文机关,又没有日期,落款必须签署清楚发文机关名称和日期。
 
三、写作通告要注意以下问题
(一)不要把“通告”写成“通知”。
“通告”与“通知”是两种不同的公文,其特点、作用和受文对象范围等都不相同。有的单位往往把握不准它们的特点和作用,以为让人们知晓的事项都可用通告行文,结果把一些该用通知的用了通告,该用通告的用了通知。
(二)发文目的要明确。
发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚,让人们一看就知道为什么要发此通告。有的通告在原由部分没写明目的,或表达不清,有的通告甚至不写原由部分,这是不规范的。
(三)通告事项要符合政策规定。
(四)通告语言要通俗简洁。
通告是一种周知性公文,一般用张贴和登报的方式发布,使全社会都知道通告的内容。因此,写通告要注意语言通俗和简洁,简单明了,一看就懂,篇幅不宜过长,便于张贴和阅读。
 
 

通知的写作要求
 
通知是最常用的一种公文,使用频率很高,运用范围广泛。
 
一、标题
通知的标题有完全式和省略式两种,完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题。省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况:
(一)省略发文单位
如果标题太长,可省略发文机关。如××省人民政府发出《关于县级市经济管理权限的通知》,这个标题省略了发文单位“××省人民政府”。省略了发文机关的通知标题很常见。如果是两个单位以上联合发文的,一般不能省略,如《中共××省委、××省人民政府批转<全省稳定山权林权、落实林业生产责任制试点工作座谈会议纪要>的通知》。
(二)省略文种
公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知,有时由于被批转、转发的公文标题中已有“通知”二字,或者被批转、转发的公文标题比较长,这时,通知的标题一般可省略文种,省去“通知”二字。如《××省人民政府转发国务院关于国营企业厂长(经理)实行任期制度的通知》。碰到这种情况,如果不省略文种,就会出现“……的通知的通知”的现象,标题就显得很长,读起来也拗口。有时,也会因层层转发而出现长标题的情况,如:《××县人民政府关于转发<××市关于转发《省政府关于转发<国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》的通知>。这个标题四个层次,用了三个“关于转发”,三个“的通知”,不顺口。对这个长标题,应改为《××县政府转发国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》。
(三)省略发文机关和事由
如果通知发文范围很小,内容简单,甚至张贴都可以,这样的通知标题可以省略发文机关和事由,只有文种,即“通知”二字。例如在单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知,等等。
 
二、正文
通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法。
(一)转发性通知的写法
可以把批转通知称为“批语”,把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容,批语表明发文机关的态度,提出贯彻执行的要求,一般起提示、按语的作用。
(二)事项性通知的写法
正文一般分三部分。开头部分,一般是通知的原由和目的,说明为什么要发此通知,目的是什么。正文的主体部分,即事项部分,把通知的具体内容一项一项列出来,把布置的工作或需要周知的事项,阐述清楚,讲清目的、要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作,因此有人称之为“工作通知”。第三部分是结尾,提出贯彻执行要求,如“请遵照执行”,“请认真贯彻执行”,“请研究贯彻”,等等,也有的通知结尾没有习惯用语。
写事项性通知,要开门见山,不要转弯抹角。在叙述通知时,要突出重点,把主要的、重要的写在前面。根据需要,主要的内容可详写,讲清道理,讲明措施,次要的内容,尽量简略,扼要交代即可。在语言表达方面,通知的语言主要是以叙述为主,对下级单位提出要求。
(三)会议通知及任免通知的写法
这两种通知的内容没有转发性通知、事项性通知那么复杂,比较单一,篇幅简短,知照性强。
会议通知的内容一般包括:会议名称,会议时间,地点,内容,参加人员,报到的时间、地方、需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定,只要把以上内容写清楚就可以。
任免通知的写作比会议通知更为简单,一般有固定格式,按任免决定写上即可。

通报的写作要求
 
一、标题
通报的标题可省略发文机关,比较重要的通报则不省略。在拟通报标题时,特别要注意准确、简明地概括出事由。例如,《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》,就省略发文单位。而《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》则写明发文机关、事由和文种。
通报的署时可以在标题下方,这时,通报不需写抬头和落款;通报也可以有抬头、落款,时间在发文机关下面。这两种格式都是正确的。
 
二、正文
不同类型的通报,其正文写法有所不同。下面分别介绍表扬性通报、批评性通报和情况通报的正文写法。
(一)表扬性通报
表扬性通报的内容一般包括介绍事迹,分析评价事迹意义,概括主要经验,作出表彰决定,提出希望等。表扬性通报的正文,大致包括三个部分:
叙述事迹。事迹要典型,叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。要根据篇幅,抓住主要特征和梗概来写,不必要叙述全过程,只要概括介绍就可以了。通报还常在介绍事迹的基础上再加上简要的评价和意义分析,节省笔墨,点到即止。
表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写,写清楚给予什么奖励即可。
希望和要求。发通报的目的是表彰先进,号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾部分一般有希望和号召的内容。
(二)批评性通报
批评性通报将典型的不良行为、倾向,或重大事故公布出来,旨在使大家从中吸取教训,受到教育。其写法与表扬性通报大致相同,正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
错误事实。批评性通报要实事求是地反映事实真相,不能夸大或缩小,因为这是批评的依据,必须真实。
根源和教训。对错误进行分析,指出错误的原因,点明危害。这部分要写得准确、中肯,实事求是,不能含含糊糊,模棱两可,或者故意夸大,无限上纲。
处理决定。在摆明事实,分析原因的基础上,恰如其分地提出处理决定,有理有据,令人信服。
希望和要求。这部分是通过对错误的处理,要求当事者如何对待错误,希望大家吸取教训,引以为戒。
(三)情况通报
情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况,或某重大事件、活动的情况,指导工作,往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。比如大家普遍关心的问题,或重大的事件和活动,对各单位都有一定的指导和参考意义。
1.注意时效性
发通报必须有很强的时效性,要抓住时机,及时将先进典型和经验向社会宣传推广,对反面典型予以揭露,引起警戒,或对某些重大事项和重要情况,及时予以通报,以起到交流情况、信息,指导工作的作用。
2.注意指导性
不是事无巨细都要发通报,要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。要有普遍的指导意义,就应选择典型。先进的典型要能反映事物的本质特征,能揭示时代的本质,体现时代的精神。反面的典型,应有一定的代表性,有鉴戒的作用。
3.注意真实性
通报中所涉及的事例,必须是客观存在的,经过反复调查,真实可靠的,绝不允许捏造和虚构。另外,事例的反映要准确,不能夸大或缩小,要实事求是。通报有时要在结尾部分提出希望和号召,也必须切合实际,不脱离现实,要有一定的针对性,使读者接受号召,受到启示。
 
报告的写作要求
 
报告是机关单位向上级机关陈述事项的上行文。是最常见、使用最多的公文之一。
 
一、标题
报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种是不能省略的。另外,报告的标题容易出毛病的是事由。有的报告标题乱而长,内容不集中,中心不突出。例如某单位给上级的一份报告《关于××××共建文明单位和开展爱国卫生运动情况的报告》,把“共建文明单位”和“爱国卫生运动”两种不同性质的事项写在一个标题当中。又如一份报告的标题《××××人民政府关于认真贯彻落实××××政发(××)××号文件精神,积极动员群众大力开展抗旱播种保苗,保证今年农业夺取丰收的情况的报告》,这个标题长达60多个字,冗长、罗嗦,不够明确。这个标题可改为《××××人民政府关于抗旱播种保苗的情况报告》。
 
二、原由
原由是开头部分,又叫导语。报告的原由是事项的依据,一般写得比较概括,但要把有关情况写清楚,说明报告的原因。
导语提出观点,说明情况,摆明依据,为下文叙述报告事项设立前提,增强报告的说服力和逻辑力量。
 
三、报告的事项
报告的事项是正文的主体,也是报告的核心,是向上级机关报告的具体内容。在写作时,要抓住主要内容,突出重点,有层次有条理地展开,用最准确、最简洁的语言,把报告的事项写出来。重要的详写,次要的略写,有点有面,点面结合,这样才能增加报告的说服力。
 
四、报告的结尾
一般报告结尾都有提出要求的习惯用语,根据报告的不同内容使用不同的习惯用语。如常用的有:“特此报告”,“以上报告如无不妥,请批转各地各单位执行”,“专此报告”,“请审阅”,“请批示”,等等。
报告属陈述性文件,或汇报工作,或反映情况,或提出建议,或答复上级的有关询问。汇报工作,反映情况,不能夹带请示事项。有时需要上级机关解决一些问题,便应该另外用“请示”行文,这样,才能做到一文一事,专文专用,不要请示、报告不分,更不能出现“请示报告”的文种。
 
 
请示的写作要求
 
请示是一种上行文,早期的请示和报告是混用的,因此,现在还有人错误使用“请示报告”。
 
一、请示的结构与写法
请示包括标题、主送机关、正文和落款署时几部分。
(一)标题
请示标题一般要写明发文机关、事由和文种,发文机关有时可以省略。
(二)正文
请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三部分。
1.原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据,要写在正文的开头,先把原由讲清楚,然后再写请示的事项和要求,这样才能顺理成章,有说服力。
2.事项。指请示上级机关批准、帮助、解答的具体事项。一般包括方针、政策、办法、措施、主张、看法等。请示的事项,要符合国家法律、法规,符合实际,具有可行性、可操作性。因此,事项要写得具体、明白。
3.结尾。请示的结尾一般有如下写法:“以上,请批复”,“以上当否,请指示”,“以上请示,请审批”,等等,这些虽然是简单的一句话,但它是请示中必不可少的一项内容,不能遗漏,更不能含糊其辞。
 
二、请示的写作原则
(一)一文一事
一份请示只能写一件事,一些单位向上级机关请示,经常把好几个问题写在一起,认为只要能解决一个问题就行了,结果一个也不解决不了,因为“一文多事”牵涉的单位多了,涉及的政策也多,任何一个上级机关都很难答复,几个单位同时答复更不可能。
(二)不多头请示
一份请示,只送一个上级领导机关或上级主管部门,不能同时主送两个以上机关,更不能分头送给多个领导。如有需要,有关的单位可用抄送的形式。这样,可以避免出现推诿、扯皮的现象。一些单位以为多头分送保险,搞“广种薄收”,结果常常是谁都有关系,但谁都不管,失时误事。
(三)不越级请示
请示与其他公文一样,一般不越级请示,如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时,要同时抄送越过的机关。
(四)不得抄送下级机关
请示是上行公文,行文时,不得同时发下级机关,更不能要求下级机关执行上级机关未批准和未批复的事项。
批复的写作要求
 
批复一般篇幅不长,针对来文作出明确的答复,或同意,或不同意,或部分同意。
 
一、标题
批复的标题一般要求写明事由和文种,格式是“关于××××的批复”;也有些重要的批复,标题要写明批复单位,格式是:“×××关于××××的批复”,标题的事由要把请示事项概括出来。
 
二、正文
批复的正文包括批复原由和批复事项两部分。主体部分是批复事项。
批复的原由。即指批复的原因和根据,一般在正文开头用一句话说明请示的日期、标题和发文字号以及收文情况。例如:××省侨联向省委报送了《关于召开××省第六次归侨、侨眷代表大会的请示》,省委批复的原由这样写:“×侨联党字〔1993〕3号文收悉”,没有引述请示标题。
批复的事项。即指批复的具体内容。批复事项必须紧扣请示事项,逐条批复。批复事项的内容包括:批复态度和批复意见。要求写得态度鲜明,意见具体,或完全同意,或部分同意,或不同意,有的批复还提出具体处理意见。总之批复不能含糊不清。
 
三、写作要求
一是全面掌握请示的内容。批复是针对请示来写的,要求写作人员认真研究请示的事项,是否符合近期的工作需要,以及党的方针政策,国家的法律法令等;还要研究请示事项的可行性,是否符合客观实际。
二是态度鲜明,批复清楚。批复的内容要简单明了。对请示的事项哪些同意,哪些不同意,有什么具体要求,都要在批复中讲清楚,不能含糊不清,也不能避而不答;如果是不同意的,要简单地讲清道理。
三是语言精练准确,篇幅短小。批复的语言要精练准确,简明扼要,语气坚决、肯定,使请示单位一看就明白。批复一般表明态度,提出具体要求,不需长篇叙述和说理,篇幅不宜过长。
 
 
意见的写作要求
 
意见作为国家行政机关的公文,是国务院2000年8月发布《国家行政机关公文处理办法》时正式设立的。
 
一、作为上行文意见的结构和写法
(一)标题。上行文意见,其标题由发文机关、事由和文种三部分组成。一般可以省略发文机关。例如,《关于切实解决市县财政拖欠工资问题的意见》,是省财政厅上报省人民政府的上行意见,标题省略了发文机关“××省财政厅”。
(二)主送机关。上行文意见一般有主送机关,俗称抬头,表明意见要上报给哪个机关。如果意见没有标明主送机关,一般要在意见前面加上报告或报送上级机关。下行文意见因为一般用通知批转或印发,所以意见的主送单位和落款可有可无。
(三)正文。正文一般包括原由、具体意见和结尾三部分。原由是开头部分,又叫导语,一般是概括地写明针对什么问题、根据什么精神、实现什么目的等。具体意见是正文的核心内容,要对重要问题提出建议、主张、处理办法等。上行文意见的结尾经常使用“以上意见,请审阅”、“以上意见如无不妥,请批转××××执行”等习惯用语。   
(四)日期和落款。上行文意见如果独立行文,成文日期标在正文之后,一般有抬头、有落款,落款可用印章代替。如果与报告搭配使用,以报告为载体上报意见,则意见部分可以省略抬头、落款和成文日期。
独立行文的上行意见,如果上级机关同意批转,可以与通知搭配使用,行文下发,意见部分保留抬头、落款和日期,也可以没有抬头、落款和成文日期。
 
二、作为下行文意见的结构和写法
(一)标题。独立行文的下行意见,标题由发文机关、事由和文种三部分组成。与通知搭配行文的下行意见,意见的标题可省略发文机关。
(二)正文。下行意见的正文一般包括原由、具体意见两个部分。原由的写法与上行意见大致相同。具体意见是全文的主体内容,针对重要问题提出解决办法和具体要求。结尾部分一般使用“按照执行”或“参照执行”。有的虽无明确要求,但对下级机关有指导和参照的作用。
(三)与通知搭配行文的下行意见,抬头、落款和成文日期在通知中体现。意见部分则不再有抬头、落款和日期。
 
三、作为平行文意见的结构和写法
平行文意见的标题、抬头、落款的写法与上行文相似,标题有时可省略发文机关,一般都有抬头和落款。结尾部分一般使用“以上意见,供参考”等用语。
 
函的写作要求
 
函是不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。
函和请示都有“请求批准”的用途,函和请示的区别在于,函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间。
 
一、标题
函的标题有多种写法,一种是发文机关、事由、回复函对象、文种,如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》,这是较重要复函常用的标题。另一种是只写事由、文种,省略发文机关,如《关于请求增拨设备维修费的函》、《关于拨款举办“民间艺术节”的复函》,前例为发函标题,后例为复函标题。还有一种是省略事由的,如《××省高级人民法院函》,这种情形不多见。
 
二、正文
函的正文包括原由、事项、结语三部分。
原由,指发出本函的原因,一般简明扼要,一二句话说明即可。例如复函的原由一般写:“你单位××××年××月××日关于××××××的来函收悉”,等等。
事项,指函的主体内容,根据需要把内容写出来,或商洽,或请求批准,或询问,或答复,等等,不管写哪种函,事项必须清楚、具体、明确、扼要。
 
三、结语
结语,指函的结尾,一般使用公文术语,如:“特此函告”,“特此函达”,“请复”,“特此函复”,“此复”,等等。
 
 
会议纪要的写作要求
 
会议纪要记载和传达会议主要精神与议定事项,对工作起指导和依据作用。
在结构格式上与其他公文不同的是,会议纪要不用主送单位和落款,成文时间写在标题下方。
 
一、标题
会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成,例如:《×长办公会议纪要》、《××××工作会议纪要》。
 
二、正文
会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
(一)导言
导言即会议纪要的开头部分。一般是用比较简要的语言概括会议基本情况,包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。
(二)主体
主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题,按主次、有重点地写出会议的情况和成果,包括对工作的评价,对问题的分析,会议议定的事项,提出的要求,等等。
(三)结尾
结尾一般表示对与会者的希望和要求,但是在实际运用中,多数会议纪要没有专门结尾的用语。
写作会议纪要应根据会议内容确定写法和篇幅。要简明扼要,不要三言两语,简而不明。在语言表达上,尽可能语句简短、通俗,切忌长篇大论,应以叙述为主;在层次结构、段落安排上,要条理清楚,篇幅一般不宜过长
 
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